1.1. Le directeur financier est le responsable de la conformité des renseignements personnels (le «dirigeant») de Youth For Christ Canada (YFCC).
1.2. Toutes les personnes, qu'il s'agisse d'employés, de bénévoles ou de membres d'un conseil ou d'un comité qui recueillent, traitent ou utilisent des renseignements personnels, seront responsables de ces renseignements devant le dirigeant.
1.3. La politique de YFCC pour protéger les renseignements personnels (la « Politique ») sera disponible sur le site Web de YFCC (yfc.ca), ou une copie papier sera fournie sur demande écrite.
1.4. Toute information personnelle transférée à un tiers pour traitement est soumise à cette politique. L'agent doit utiliser des moyens contractuels ou autres moyens appropriés pour protéger les informations personnelles à un niveau comparable à la présente politique pendant qu'un tiers traite ces informations.
1.5. Les renseignements personnels devant être recueillis, conservés ou utilisés par YFCC ne le seront qu'après approbation écrite de l'agent. Ces informations doivent être sécurisées conformément aux instructions de l'agent.
1.6. Toute personne qui croit que YFCC utilise des informations personnelles collectées, conservées ou utilisées à des fins autres que celles que cette personne a explicitement approuvées peut contacter le responsable pour enregistrer une plainte ou pour faire toute enquête connexe.
1.7. À la réception d'une plainte de toute personne concernant la collecte, la conservation ou l'utilisation de renseignements personnels, l'agent enquêtera rapidement sur la plainte et informera la personne qui s'est plainte de ses conclusions et des mesures correctives prises, le cas échéant.
1.8. Sur réception de la réponse de l'agent, la personne qui a déposé la plainte peut, si elle n'est pas satisfaite, faire appel au conseil d'administration du YFCC pour examiner et déterminer le règlement de la plainte en question.
1.9. La décision du conseil d'administration sera définitive et le dirigeant respectera et mettra en œuvre l'une de ses recommandations.
1.10. L'agent doit communiquer et expliquer cette politique et donner une formation à ce sujet à tous les employés et bénévoles qui pourraient être en mesure de collecter, conserver ou utiliser des renseignements personnels.
1.11. L'agent doit préparer et diffuser des informations au public expliquant les politiques et procédures de protection des renseignements personnels du YFCC.
2.1. L'agent doit documenter l'objectif pour lequel les renseignements personnels sont recueillis afin de se conformer aux principes d'ouverture et d'accès individuel décrits ci-dessous.
2.2. L'agent déterminera les informations qui seront nécessaires pour atteindre les objectifs pour lesquels les informations doivent être collectées, afin de se conformer au principe de collecte limitée ci-dessous.
2.3. L'agent doit s'assurer que le but est spécifié au moment ou avant le moment de la collecte des renseignements personnels d'une personne.
2.4. L'agent veillera à ce que les informations recueillies ne soient utilisées à aucune autre fin avant d'obtenir l'approbation de l'individu, à moins que la nouvelle fin ne soit requise par la loi.
2.5. L'agent doit s'assurer qu'une personne qui recueille des renseignements personnels sera en mesure d'expliquer à la personne pourquoi cela est fait.
2.6. L'agent doit veiller à ce que les principes de collecte limitée, d'utilisation limitée, de divulgation et de conservation soient respectés pour identifier les raisons pour lesquelles les informations personnelles doivent être collectées.
3.1. L'agent doit s'assurer que la personne auprès de laquelle les renseignements personnels sont recueillis y consent et à ce qu'ils soient utilisés et divulgués.
3.2. L'agent doit s'assurer que l'individu peut raisonnablement comprendre pourquoi et comment l'information sera utilisée lorsque le consentement est donné.
3.3. L'agent doit s'assurer qu'aucune condition n'est attachée à la fourniture d'avantages, en raison des activités de YFCC, exigeant que l'individu donne son consentement pour la collecte, l'utilisation ou la divulgation d'informations au-delà de ce qui est nécessaire pour atteindre les objectifs explicitement spécifiés et légitimes.
3.4. L'agent doit s'assurer que le consentement exprès est obtenu chaque fois que possible et approprié. Dans de rares cas où, de l'avis de l'agent (compte tenu de la sensibilité de l'information et du but et de l'intention de la politique), un consentement implicite pourrait être acceptable.
3.5. En obtenant le consentement, l'agent doit s'assurer que les attentes raisonnables de la personne sont respectées.
3.6. L'agent veille à ce que le consentement exprès obtenu d'une personne soit clair et sous une forme suffisamment vérifiable.
3.7. L'agent veille à ce que l'individu puisse retirer son consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d'un préavis raisonnable. La personne doit être rapidement informée des implications du retrait.
4.1. L'agent veillera à ce que les renseignements personnels ne soient pas recueillis sans discernement. La quantité et le type d'informations collectées sont limités à ce qui est nécessaire pour atteindre les objectifs identifiés. L’agent précise le type d’informations à collecter, conformément au principe de transparence.
4.2. Le responsable veille à ce que les informations ne soient collectées que par des moyens justes et légaux sans induire en erreur ou tromper les individus quant à la raison.
4.3. L'agent doit s'assurer que les objectifs d'identification et les principes de consentement sont suivis pour identifier les raisons pour lesquelles les renseignements personnels doivent être recueillis.
5.1. L'agent veillera à ce que les renseignements personnels ne soient pas utilisés ou divulgués à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de l'individu ou tel que requis par la loi, et toute utilisation des renseignements personnels doit être correctement documentée.
5.2. L'agent doit s'assurer que tous les renseignements personnels sont détruits, effacés ou rendus anonymes dès que le but pour lequel ils ont été recueillis n'est plus pertinent, ou tel que permis par la loi. Il y aura un examen automatique de la nécessité de continuer à conserver les renseignements personnels chaque année. Sauf si la loi l'exige, toutes les informations personnelles doivent être supprimées, effacées ou rendues anonymes au plus tard sept ans après la fin de la finalité pour laquelle elles ont été collectées.
5.3. L'agent doit s'assurer que toutes les décisions d'utilisation, de divulgation et de conservation sont prises à la lumière du principe du consentement, du principe des finalités d'identification et du principe de l'accès individuel.
6.1. L'agent doit raisonnablement s'assurer que les renseignements personnels sont exacts, complets et à jour, en tenant compte des intérêts de l'individu. L'agent doit s'assurer que les informations sont suffisamment précises, complètes et à jour pour minimiser la possibilité que des informations inappropriées soient utilisées pour prendre une décision concernant une personne.
6.2. L'agent doit s'assurer que YFCC ne met pas régulièrement à jour les informations personnelles, à moins que cela ne soit nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels les informations ont été collectées.
6.3. L'agent doit veiller à ce que les renseignements personnels utilisés de façon continue, y compris les renseignements qui sont divulgués à des tiers, soient généralement exacts et à jour, à moins que les limites de l'exigence d'exactitude ne soient clairement établies.
7.1. L'agent doit s'assurer que YFCC dispose de mesures de sécurité pour protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, ainsi que contre l'accès, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisés. Il / elle doit le faire quel que soit le format dans lequel YFCC détient les informations.
7.2. En fonction de la sensibilité de l'information, l'agent peut accorder une discrétion raisonnable concernant les informations qui ont été recueillies: la quantité, la distribution, le format et la méthode de stockage. Un niveau de protection plus élevé protégera les informations plus sensibles conformément aux considérations du principe du consentement.
7.2.1. L'agent veille à ce que les méthodes de protection comprennent:
7.2.2. des mesures physiques, par exemple, des classeurs verrouillés et un accès limité aux bureaux;
7.2.3. les mesures organisationnelles, par exemple, l'autorisation de sécurité et la limitation de l'accès en fonction du «besoin d'en connaître»; et
7.2.4. des mesures technologiques, par exemple l'utilisation de mots de passe et de cryptage.
7.3. L'agent doit s'assurer que tous les employés et bénévoles connaissent l'importance de garder les renseignements personnels confidentiels.
7.4. L'agent veillera à ce que des précautions soient prises lorsque des renseignements personnels sont éliminés ou détruits pour empêcher des parties non autorisées d'y avoir accès.
8.1. L'agent doit s'assurer que YFCC est ouvert au sujet de ses politiques et pratiques concernant la gestion des renseignements personnels. Les politiques et informations sur les pratiques associées doivent être disponibles sans effort déraisonnable dans un format généralement compréhensible.
8.2. L'officier doit s'assurer que les informations disponibles incluent: (a) le nom ou le titre et l'adresse de l'officier responsable des politiques et pratiques du YFCC et à qui les plaintes ou demandes de renseignements peuvent être transmises; (b) les moyens d'accéder aux renseignements personnels détenus par YFCC; (c) une description du type d'informations personnelles détenues par YFCC, y compris un compte rendu général de leur utilisation; (d) une copie de toutes brochures ou autres informations expliquant les politiques, normes ou codes de YFCC; et (e) quels renseignements personnels sont mis à la disposition des organisations liées (par exemple, des organisations affiliées).
8.3. L'officier doit s'assurer que les informations qui doivent être fournies conformément à 8.2 sont disponibles aux endroits où YFCC opère, en ligne ou par courrier.
9.1. L'officier s'assurera que, sur demande écrite, YFCC informe une personne si YFCC détient des informations personnelles à son sujet. Si possible, la source de l'information doit également être indiquée. YFCC permettra à l'individu d'accéder à ces informations. Le YFCC peut toutefois choisir de mettre à disposition des informations médicales sensibles sur ses employés ou bénévoles par l'intermédiaire d'un médecin. YFCC doit également rendre compte de l'utilisation qui a été faite ou qui est faite de ces informations et rendre compte des tiers auxquels elles ont été divulguées. (Remarque: si l'agent estime pour des raisons valables que l'accès aux renseignements personnels devrait être refusé, l'agent doit consulter un avocat avant de prendre une telle décision.)
9.2. Une personne qui demande ses informations personnelles peut être tenue par l'agent de fournir suffisamment d'informations pour permettre à YFCC de fournir un compte rendu de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation d'informations personnelles. Les informations ne doivent être utilisées qu'aux fins pour lesquelles elles ont été obtenues.
9.3. Si YFCC a fourni des informations personnelles sur une personne à des tiers, l'agent doit s'assurer qu'une tentative est faite pour être aussi spécifique que possible. Lorsqu'il est impossible de donner une liste des organisations auxquelles YFCC a effectivement divulgué des informations sur un individu, YFCC doit fournir une liste des organisations auxquelles il pourrait avoir divulgué des informations sur l'individu.
9.4. L'agent doit s'assurer que YFCC répond à la demande d'un individu dans un délai raisonnable et à un coût minime ou gratuit pour l'individu. Les informations demandées sont mises à disposition sous une forme généralement compréhensible. Par exemple, YFCC doit expliquer les abréviations ou les codes qu'il utilise pour enregistrer les informations.
9.5. L'agent doit s'assurer que lorsqu'une personne démontre avec succès l'inexactitude ou le caractère incomplet des renseignements personnels, YFCC doit modifier les informations comme requis. En fonction des informations contestées, la modification implique la correction, la suppression ou l'ajout d'informations. Le cas échéant, les informations modifiées sont transmises à des tiers ayant accès aux informations en question.
9.6. L'officier doit s'assurer que lorsqu'une contestation n'est pas résolue à la satisfaction de l'individu, YFCC enregistre le contenu de la contestation non résolue. Le cas échéant, l'existence de la contestation non résolue sera transmise à des tiers ayant accès aux informations en question.
10.1. L'agent est autorisé à relever un défi concernant le respect des principes ci-dessus
10.2. L'agent doit élaborer des procédures pour recevoir et répondre aux plaintes ou aux demandes de renseignements sur les politiques et pratiques concernant le traitement des renseignements personnels. Les procédures de conformité doivent être facilement accessibles et simples à utiliser.
10.3. L'agent informe les personnes qui souhaitent déposer une plainte de l'existence de procédures de plainte pertinentes.
10.4. L'agent enquêtera sur toutes les plaintes. Si une plainte est jugée justifiée, l'agent prendra les mesures appropriées, y compris, si nécessaire, la modification de la présente politique et des politiques et pratiques générales relatives aux renseignements personnels confiés à YFCC.4