1. Responsabilité

1.1. Le directeur principal des opérations est l’agent de conformité des renseignements personnels (l’« agent ») de Youth For Christ Winnipeg (YFCW).

1.2. Toutes les personnes, qu'il s'agisse d'employés, de bénévoles ou de membres d'un conseil ou d'un comité qui recueillent, traitent ou utilisent des renseignements personnels, seront responsables de ces renseignements devant le dirigeant.

1.3. La politique de protection des renseignements personnels de YFCW (la « Politique ») sera mise à disposition sur le site Web de YFCW (yfc.ca), ou une copie papier sera fournie sur demande écrite.

1.4. Toute information personnelle transférée à un tiers pour traitement est soumise à cette politique. L'agent doit utiliser des moyens contractuels ou autres moyens appropriés pour protéger les informations personnelles à un niveau comparable à la présente politique pendant qu'un tiers traite ces informations.

1.5. Les renseignements personnels qui seront recueillis, conservés ou utilisés par YFCW ne le seront qu'après approbation écrite de l'agent. Ces renseignements seront sécurisés conformément aux instructions de l'agent.

1.6. Toute personne qui estime que YFCW utilise des renseignements personnels recueillis, conservés ou utilisés à des fins autres que celles qu’elle a explicitement approuvées peut contacter l’agent pour déposer une plainte ou pour faire toute demande de renseignements connexe.

1.7. À la réception d'une plainte de toute personne concernant la collecte, la conservation ou l'utilisation de renseignements personnels, l'agent enquêtera rapidement sur la plainte et informera la personne qui s'est plainte de ses conclusions et des mesures correctives prises, le cas échéant.

1.8. Après avoir reçu la réponse de l'agent, la personne qui a déposé la plainte peut, si elle n'est pas satisfaite, faire appel au conseil d'administration du YFCW pour qu'il examine et détermine le sort de la plainte en cause.

1.9. La décision du conseil d'administration sera définitive et le dirigeant respectera et mettra en œuvre l'une de ses recommandations.

1.10. L'agent doit communiquer et expliquer cette politique et donner une formation à ce sujet à tous les employés et bénévoles qui pourraient être en mesure de collecter, conserver ou utiliser des renseignements personnels.

1.11. L'agent doit préparer et diffuser au public des renseignements qui expliquent les politiques et procédures de protection des renseignements personnels du YFCW.

 

2. Identifier les buts

2.1. L'agent doit documenter l'objectif pour lequel les renseignements personnels sont recueillis afin de se conformer aux principes d'ouverture et d'accès individuel décrits ci-dessous.

2.2. L'agent déterminera les informations qui seront nécessaires pour atteindre les objectifs pour lesquels les informations doivent être collectées, afin de se conformer au principe de collecte limitée ci-dessous.

2.3. L'agent doit s'assurer que le but est spécifié au moment ou avant le moment de la collecte des renseignements personnels d'une personne.

2.4. L'agent veillera à ce que les informations recueillies ne soient utilisées à aucune autre fin avant d'obtenir l'approbation de l'individu, à moins que la nouvelle fin ne soit requise par la loi.

2.5. L'agent doit s'assurer qu'une personne qui recueille des renseignements personnels sera en mesure d'expliquer à la personne pourquoi cela est fait.

2.6. L'agent doit veiller à ce que les principes de collecte limitée, d'utilisation limitée, de divulgation et de conservation soient respectés pour identifier les raisons pour lesquelles les informations personnelles doivent être collectées.

 

3. Du consentement

3.1. L'agent doit s'assurer que la personne auprès de laquelle les renseignements personnels sont recueillis y consent et à ce qu'ils soient utilisés et divulgués.

3.2. L'agent doit s'assurer que l'individu peut raisonnablement comprendre pourquoi et comment l'information sera utilisée lorsque le consentement est donné.

3.3. L'agent doit s'assurer qu'aucune condition n'est liée à la fourniture de prestations, en raison des activités de YFCW, exigeant que la personne donne son consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation de renseignements au-delà de ce qui est nécessaire pour atteindre les objectifs explicitement spécifiés et légitimes.

3.4. L'agent doit s'assurer que le consentement exprès est obtenu chaque fois que possible et approprié. Dans de rares cas où, de l'avis de l'agent (compte tenu de la sensibilité de l'information et du but et de l'intention de la politique), un consentement implicite pourrait être acceptable.

3.5. En obtenant le consentement, l'agent doit s'assurer que les attentes raisonnables de la personne sont respectées.

3.6. L'agent veille à ce que le consentement exprès obtenu d'une personne soit clair et sous une forme suffisamment vérifiable.

3.7. L'agent veille à ce que l'individu puisse retirer son consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d'un préavis raisonnable. La personne doit être rapidement informée des implications du retrait.

 

4. Collection limitée

4.1. L'agent veillera à ce que les renseignements personnels ne soient pas recueillis sans discernement. La quantité et le type d'informations collectées sont limités à ce qui est nécessaire pour atteindre les objectifs identifiés. L’agent précise le type d’informations à collecter, conformément au principe de transparence.

4.2. Le responsable veille à ce que les informations ne soient collectées que par des moyens justes et légaux sans induire en erreur ou tromper les individus quant à la raison.

4.3. L'agent doit s'assurer que les objectifs d'identification et les principes de consentement sont suivis pour identifier les raisons pour lesquelles les renseignements personnels doivent être recueillis.

 

5. Limitation de l'utilisation, de la divulgation et de la conservation

5.1. L'agent veillera à ce que les renseignements personnels ne soient pas utilisés ou divulgués à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de l'individu ou tel que requis par la loi, et toute utilisation des renseignements personnels doit être correctement documentée.

5.2. L'agent doit s'assurer que tous les renseignements personnels sont détruits, effacés ou rendus anonymes dès que le but pour lequel ils ont été recueillis n'est plus pertinent, ou tel que permis par la loi. Il y aura un examen automatique de la nécessité de continuer à conserver les renseignements personnels chaque année. Sauf si la loi l'exige, toutes les informations personnelles doivent être supprimées, effacées ou rendues anonymes au plus tard sept ans après la fin de la finalité pour laquelle elles ont été collectées.

5.3. L'agent doit s'assurer que toutes les décisions d'utilisation, de divulgation et de conservation sont prises à la lumière du principe du consentement, du principe des finalités d'identification et du principe de l'accès individuel.

 

6. Précision

6.1. L'agent doit raisonnablement s'assurer que les renseignements personnels sont exacts, complets et à jour, en tenant compte des intérêts de l'individu. L'agent doit s'assurer que les informations sont suffisamment précises, complètes et à jour pour minimiser la possibilité que des informations inappropriées soient utilisées pour prendre une décision concernant une personne.

6.2. L’agent doit s’assurer que YFCW ne met pas systématiquement à jour les renseignements personnels, à moins que cela ne soit nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels les renseignements ont été recueillis.

6.3. L'agent doit veiller à ce que les renseignements personnels utilisés de façon continue, y compris les renseignements qui sont divulgués à des tiers, soient généralement exacts et à jour, à moins que les limites de l'exigence d'exactitude ne soient clairement établies.

7. Sauvegardes

7.1. L'agent doit s'assurer que YFCW dispose de mesures de sécurité pour protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, ainsi que contre l'accès, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisés. Il doit le faire quel que soit le format dans lequel YFCW conserve les renseignements.

7.2. En fonction de la sensibilité de l'information, l'agent peut accorder une discrétion raisonnable concernant les informations qui ont été recueillies: la quantité, la distribution, le format et la méthode de stockage. Un niveau de protection plus élevé protégera les informations plus sensibles conformément aux considérations du principe du consentement.

7.2.1. L'agent veille à ce que les méthodes de protection comprennent:

7.2.2. des mesures physiques, par exemple, des classeurs verrouillés et un accès limité aux bureaux;

7.2.3. les mesures organisationnelles, par exemple, l'autorisation de sécurité et la limitation de l'accès en fonction du «besoin d'en connaître»; et

7.2.4. des mesures technologiques, par exemple l'utilisation de mots de passe et de cryptage.

7.3. L'agent doit s'assurer que tous les employés et bénévoles connaissent l'importance de garder les renseignements personnels confidentiels.

7.4. L'agent veillera à ce que des précautions soient prises lorsque des renseignements personnels sont éliminés ou détruits pour empêcher des parties non autorisées d'y avoir accès.

 

8. Ouverture

8.1. L'agent doit s'assurer que YFCW est transparent quant à ses politiques et pratiques en matière de gestion des renseignements personnels. Les politiques et les renseignements sur les pratiques connexes doivent être accessibles sans effort déraisonnable dans un format généralement compréhensible.

8.2. L'agent doit s'assurer que les renseignements disponibles comprennent : a) le nom ou le titre et l'adresse de l'agent responsable des politiques et des pratiques de YFCW et à qui les plaintes ou les demandes de renseignements peuvent être transmises; b) les moyens d'accéder aux renseignements personnels détenus par YFCW; c) une description du type de renseignements personnels détenus par YFCW, y compris un compte rendu général de leur utilisation; d) une copie de toute brochure ou autre information expliquant les politiques, normes ou codes de YFCW; et e) les renseignements personnels mis à la disposition des organisations connexes (par exemple, les organisations affiliées).

8.3. L'agent doit s'assurer que les renseignements qui doivent être fournis conformément à l'article 8.2 sont disponibles dans les lieux d'exploitation de YFCW, en ligne ou par courrier.

 

9. Accès individuel

9.1. L'agent doit s'assurer que, sur demande écrite, YFCW informe la personne concernée si YFCW détient des renseignements personnels à son sujet. Si possible, la source de ces renseignements doit également être indiquée. YFCW doit permettre à la personne concernée d'accéder à ces renseignements. YFCW peut toutefois choisir de rendre des renseignements médicaux sensibles sur ses employés ou ses bénévoles accessibles par l'intermédiaire d'un médecin. YFCW doit également rendre compte de l'utilisation qui a été faite ou est faite de ces renseignements et fournir des renseignements sur les tiers à qui ils ont été divulgués. (Remarque : si l'agent estime, pour des raisons valables, que l'accès aux renseignements personnels doit être refusé, il doit consulter un conseiller juridique avant de prendre une telle décision.)

9.2. L'agent peut exiger de la personne qui demande des renseignements personnels qu'elle fournisse des renseignements suffisants pour permettre à YFCW de rendre compte de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels. Les renseignements ne doivent être utilisés qu'aux fins pour lesquelles ils ont été obtenus.

9.3. Si YFCW a fourni des renseignements personnels sur une personne à des tiers, l'agent doit s'efforcer d'être aussi précis que possible. Lorsqu'il est impossible de fournir une liste des organisations auxquelles YFCW a effectivement divulgué des renseignements sur une personne, YFCW doit fournir une liste des organisations auxquelles elle aurait pu divulguer des renseignements sur cette personne.

9.4. L'agent doit s'assurer que YFCW réponde à la demande d'une personne dans un délai raisonnable et à un coût minime ou gratuit pour la personne. Les renseignements demandés doivent être mis à disposition sous une forme généralement compréhensible. Par exemple, YFCW doit expliquer les abréviations ou les codes qu'elle utilise pour enregistrer les renseignements.

9.5. L'agent doit s'assurer que lorsqu'une personne démontre avec succès l'inexactitude ou le caractère incomplet des renseignements personnels, YFCW modifie les renseignements comme il se doit. Selon les renseignements contestés, la modification implique la correction, la suppression ou l'ajout de renseignements. Le cas échéant, les renseignements modifiés doivent être transmis aux tiers ayant accès aux renseignements en question.

9.6. L'agent doit s'assurer que lorsqu'une contestation n'est pas réglée à la satisfaction de la personne, YFCW consigne la teneur de la contestation non résolue. Le cas échéant, l'existence de la contestation non résolue doit être transmise aux tiers ayant accès aux renseignements en question.

 

10. Conformité difficile

10.1. L'agent est autorisé à relever un défi concernant le respect des principes ci-dessus

10.2. L'agent doit élaborer des procédures pour recevoir et répondre aux plaintes ou aux demandes de renseignements sur les politiques et pratiques concernant le traitement des renseignements personnels. Les procédures de conformité doivent être facilement accessibles et simples à utiliser.

10.3. L'agent informe les personnes qui souhaitent déposer une plainte de l'existence de procédures de plainte pertinentes.

10.4. L'agent enquête sur toutes les plaintes. Si une plainte est jugée justifiée, l'agent prend les mesures appropriées, y compris, si nécessaire, la modification de la présente politique et des politiques et pratiques générales relatives aux renseignements personnels confiés à YFCW.4